Assistance Formation répond à 7 questions clés afin de vous aider à mieux comprendre les enjeux de l’externalisation des services administratifs.

1/ Quel style d’entreprise fait majoritairement appel à l’externalisation ? 

Il s’agit des TPE. Il faut savoir qu’en France 81% des TPE ont entre 0 et 3 salariés. Que l’on parle de petite entreprise, de profession libérale ou d’artisan, ces petites structures n’ont pas toujours une charge de travail suffisante pour embaucher une assistante, même à mi-temps. Elles n’ont pas toujours les moyens financiers non plus.

2/ Y a-t-il une différence entre externalisation et sous-traitance ?

Non, les termes sont différents mais il s’agit bien de la même chose.

3/ Quels sont les avantages de l’externalisation ?

Les avantages sont multiples !

Bien sûr, il y a les avantages auxquels on pense immédiatement : le gain de temps ou encore le fait que l’entreprise ne prend aucun risque (financier ou RH). Sans parler de la souplesse du système. En effet, l’entreprise peut augmenter le nombre d’heures de travail de l’Assistante, si elle a une augmentation de son activité ou, a contrario, réduire le nombre d’heures. Tout se fait en temps réel. L’externalisation n’engage absolument pas l’entreprise sur le long terme, elle choisit la date de démarrage de la mission et peut l’arrêter à tout moment. De plus, elle n’a absolument pas à se soucier des contraintes administratives et des démarches classiques de recrutement, qui sont chronophages et parfois source d’erreur, et donc de coûts.

Il existe également d’autres avantages auxquels on ne pense pas immédiatement, des avantages sur le long terme.

En effet, l’Assistante indépendante, experte en administratif, pose sur l’entreprise un regard neutre et bienveillant. Grâce à son expérience et à la connaissance qu’elle a de son métier, elle vous aidera à identifier les points forts et les points faibles de votre structure afin d’optimiser votre administratif.

Puis, lorsque l’entreprise grandit, il lui est toujours possible de passer de l’externalisation à l’internalisation de ses services administratifs. Et c’est précisément à ce moment là que l’entreprise va pouvoir capitaliser sur son expérience d’externalisation. Comment ? Tout simplement parce qu’avoir externalisé son administratif l’aura poussé à optimiser ses procédures, à les clarifier et à bien les expliquer. Elle saura quel profil recruter, pour quelles missions précises et pourra mener ainsi un recrutement plus efficace et plus rapide.

4/ Confidentialité et confiance ne sont-ils pas les clés d’une bonne externalisation ? 

Absolument ! Bien souvent, le chef d’entreprise hésite à donner accès à ses documents confidentiels à des prestataires externes. Travailler à distance, ne pas être salarié de l’entreprise peut être perçu comme un frein. C’est pourquoi un contrat de confidentialité est toujours signé avec l’Assistante indépendante. 

Mais ce contrat ne suffit pas, la confiance est essentielle !
L’Assistante indépendante comptabilise elle-même ses heures et l’entreprise peut craindre de ne pas pouvoir contrôler les heures effectives de travail. C’est pourquoi nous accompagnons dans le détail chaque mission afin de nous assurer que le travail facturé correspond bien au travail effectué, et qu’il est fait dans des délais optimaux pour l’entreprise.

5/ Comment savoir ce que l’on peut externaliser ? Comment estimer la masse de travail, et donc le coût de cette externalisation ?

Vous pouvez commencer par identifier toutes les tâches récurrentes qui sont facilement externalisables : permanence téléphonique, transcription de compte-rendu, rédaction de courrier, prise de rendez-vous, gestion des devis et des factures, organisation d’événements…  Ensuite, pour vous aider dans votre estimation, Assistance Formation vous propose un audit gratuit. C’est simple, non ?

6/ La mise en place de l’externalisation du travail engendre-t-elle un surcoût pour l’entreprise  ?

Absolument pas !
De nos jours, grâce à Internet, il est très facile de travailler avec une Assistante à l’autre bout de la France. Que ce soit par mail, téléphone, Skype ou Messenger et avec des outils de gestion commune, comme Drive ou Dropbox, par exemple, le travail d’externalisation est très facile à mettre en place, et ce, sans surcoût pour l’entreprise ni formation technologique particulière.

7/ Passer par une agence au lieu de recruter une indépendante en direct, n’est-ce pas payer plus cher pour le même service ?    

Passer par une agence est un vrai plus pour l’entreprise : elle gagne en sérénité !
En effet, l’agence est experte dans son cœur de métier : l’administratif. C’est elle qui est responsable du recrutement des Assistantes, elle sait comment les tester pour s’assurer de leurs compétences et connaît les soft skills essentiels pour que le télétravail soit optimal. Elle est également responsable de la qualité de la mission, en faisant un lien régulier avec l’Assistante et avec le chef d’entreprise. De plus, l’agence travaille en lien avec des avocats pour établir des contrats de confidentialité qui protègent efficacement l’entreprise cliente.
Passer par une agence, est donc une vraie garantie pour l’entreprise.

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